CARRIÈRE

CONTRAT EN COMMUNICATIONS (Bilingue) - GYMCAN Ottawa, ON

24 septembre 2021


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INTRODUCTION 

Gymnastique Canada sollicite des propositions de particuliers ou d’entreprises professionnelles dans le  

domaine des communications afin de soumettre une réponse à cette proposition d’ici le 11 octobre 2021.  Cette demande de propositions (DP) contient des renseignements généraux à propos de Gymnastique  Canada ainsi que des informations précises qui doivent être incluses dans la réponse à la DP. 

CONTEXTE/APERÇU DE L’ORGANISATION 

Établi en 1969, Gymnastique Canada est l’organisme national de régie du sport de la gymnastique au  pays.  

Gymnastique Canada travaille en étroite collaboration avec les fédérations provinciales et territoriales et  700 clubs locaux pour offrir une grande variété de programmes et de services qui répondent aux besoins  de tous les participants. Du développement de l’athlète à la formation des entraîneurs et des juges,  Gymnastique Canada établit les normes et les pratiques d’opération du sport au Canada. Notre mandat  est de promouvoir et d’offrir une expérience positive et diversifiée en gymnastique grâce à la prestation de  programmes de qualité et sécuritaires. 

La gymnastique est un sport pluridisciplinaire dont la pratique se divise en deux grands volets : un volet  participation et un volet compétition. La gymnastique au Canada est régie par Gymnastique Canada, une  fédération de membres provinciaux/territoriaux qui sont composés de clubs et de membres individuels.  Gymnastique Canada est reconnu par l’organisme international (FIG) comme l’organisme de régie du  sport de la gymnastique au Canada. 

CANAUX DE DIFFUSION NUMÉRIQUE 

Site Web : www.gymcan.org/fr 

Facebook : http://facebook.com/GymCan1 

Twitter : @GymCan1 

Instagram: @GymCan1 

YouTube : https://www.youtube.com/user/gymcan1

STATISTIQUES 

• La gymnastique est reconnue par le CIO et Sport Canada comme l’un des trois sports de  base pour tous les autres sports ; 

• Gymnastique Canada est un regroupement de 700 clubs et 12 fédérations  provinciales/territoriales de gymnastique ; 

• 325 000 membres individuels (avant la COVID) ; 

• 20 000 gymnastes de compétition à travers le Canada ; 

• 7 500 entraîneurs certifiés enregistrés 

• Répartition des gymnastes selon l’âge : 

MISSION ET VISION 

NOTRE VISION : En tant que sport de base, nous aspirons à créer un environnement sécuritaire et inclusif où la croissance n’a pas de limites et où les participants s’amusent à travers la poursuite de  l’excellence. 

NOTRE MISSION : Poser les bases. Former des champions. Inspirer la nation.

ANALYSE DE LA SITUATION 

Gymnastique Canada et ses associations membres ont été fortement touchées par la pandémie de  COVID-19. De nombreux clubs de gymnastique ont dû fermer leurs portes pendant plus d’un an et  les athlètes de tous les niveaux n’ont pratiquement pas eu d’occasions de participer à des compétitions  pendant plus de deux saisons complètes. GymCan est confronté à une nouvelle réalité « post-COVID »  qui nous force à restructurer la prestation de services au niveau national en prévision d’une lente  reprise (sur plusieurs années) des inscriptions des participants dans les clubs. De plus, avec la mise en  œuvre d’un nouveau plan stratégique quinquennal pour la « Gymnastique au Canada », GymCan  réorganise les priorités de sa programmation afin de s’harmoniser aux priorités collectives identifiées  par nos membres provinciaux et territoriaux qui visent une approche plus simplifiée et intégrée du  développement du sport de la gymnastique au Canada.

EXIGENCES LIÉES À LA PROPOSITION 

Gymnastique Canada recherche les services d’un professionnel en communications bilingue pour un  contrat d’une durée minimale d’un an (novembre 2021 - novembre 2022) avec possibilité de  prolongation. Cette personne devra fournir des services de gestion des communications  organisationnelles à l’organisme national pour un maximum de 25 heures par semaine (en moyenne).  Les éléments suivants décrivent les attentes en ce qui concerne l’éventail des services à offrir : 

1. Agir comme principal point de contact pour Gymnastique Canada en ce qui concerne les  enjeux relatifs aux exigences des communications externes (publiques) ; 

2. Fournir un soutien professionnel en collaboration avec l’équipe du personnel de Gymnastique Canada en ce qui concerne les enjeux et les besoins des communications internes (membres) ;

3. Fournir un soutien au personnel et à un fournisseur de services externe en ce qui a trait à la  gestion et l’entretien du site Web et des médias sociaux de Gymnastique Canada ;

4. Fournir un soutien professionnel en matière de communications au personnel de GymCan en ce qui concerne les rapports sur les performances en compétition (nationale et internationale)  des équipes nationales de gymnastique du Canada, y compris la gestion des points de  presse/conférences, le cas échéant ; 

5. Aider le personnel de GymCan à préparer les outils/ressources de communications pour les médias et les membres en ce qui concerne le sport sécuritaire, la formation des entraîneurs et  les initiatives de gymnastique récréative ; 

COMPÉTENCES REQUISES 

Afin de fournir les services demandés par Gymnastique Canada, la personne ou l’entreprise devra  posséder les qualifications ou les compétences suivantes : 

• Être bilingue (à l’écrit et à l’oral) afin de pouvoir offrir des services dans les deux langues ;

• Détenir une formation/diplôme professionnel en journalisme ou une certification professionnelle équivalente ; 

• Avoir une bonne compréhension de la communauté sportive canadienne et de son  environnement. La connaissance de la gymnastique est un atout, mais pas une exigence ;

• Avoir démontré sa capacité à travailler selon des horaires flexibles (y compris les week ends) pour assurer une couverture et/ou une diffusion de l’information au moment  opportun ; 

• Une expérience démontrée en matière de prestation de services et de leadership dans le  domaine des communications et dans un environnement sans but lucratif. 

• Basé au Canada et travaillant au sein d’une entreprise établie et enregistrée. 

EXIGENCES LIÉES À LA SOUMISSION 

Afin d’être considéré pour ce rôle, veuillez fournir les informations suivantes dans votre proposition :  

1. INTRODUCTION* 

a. Comprenant, sans s’y limiter, les éléments suivants : 

i. Présentation de l’entreprise ou du candidat (historique, expérience,  

réalisations) 

ii. Énoncés de mission et de valeurs (organisation) 

iii. Expérience pertinente pour ce poste dans le domaine du sport ou des  

organisations à but non lucratif  

iv. Confirmation du statut d’entrepreneur (autres contrats actifs) 

v. Confirmation de la disponibilité 

2. SERVICES PROPOSÉS 

a. Répondre spécifiquement aux exigences énumérées dans la présente DP. 

3. BUDGET 

a. Frais annuels proposés pour le contrat et/ou structure des coûts 

b. Autres coûts associés (besoins de soutien, le cas échéant) 

4. DIVULGATION 

a. Conflit d’intérêts réel ou potentiel 

5. RÉFÉRENCES 

a. Minimum de trois, avec les préférences suivantes : 

i. Relation client de plus de 5 ans 

ii. Relation client de 3 à 5 ans 

iii. Relation client de 1 à 3 ans  

b. Les références pourraient être vérifiées et évaluées  

*GymCan se réserve le droit de demander tout document supplémentaire jugé nécessaire pour  faciliter le processus de révision et d’attribution du contrat. 

PROCESSUS DE SÉLECTION 

GymCan déterminera quels fournisseurs sont considérés comme étant les plus qualifiés pour réaliser le  projet en se basant sur les informations demandées dans la demande de propositions.  

GymCan pourra, sans responsabilité, coût ou pénalité et à sa seule discrétion, disqualifier tout  fournisseur à tout moment, si : 

1) Leur soumission contient des renseignements erronés ; 

2) GymCan estime que le soumissionnaire a déformé les renseignements fournis dans sa  soumission ; 

3) Le soumissionnaire omet de divulguer un conflit d’intérêts réel ou potentiel ;

4) La soumission révèle un conflit d’intérêts. 

Les fournisseurs faisant partie de la liste finale seront invités à un processus d’entrevue en deux étapes : une entrevue exploratoire concernant la demande de propositions et une entrevue en personne ou  virtuelle. 

L’objectif de l’entrevue exploratoire concernant la DP est de donner aux fournisseurs la possibilité dedemander des précisions sur les résultats attendus de l’étendue des tâches énumérées dans le document dela DP. Cette entrevue exploratoire permettra aussi au fournisseur ou à GymCan de clarifier toutes lesquestions liées à l’étendue du travail. 

OBLIGATIONS ULTIMES DU SOUMISSIONNAIRE RETENU  

Si un soumissionnaire est sélectionné par le biais de cette demande de propositions, le soumissionnaire et GymCan négocieront et signeront une entente. La réponse intégrale du soumissionnaire à cette demande  de propositions devra faire partie de l'entente (ou la version modifiée de cette réponse s’il y a eu des négociations).  

RÉSERVE DE DROITS 

GymCan se réserve le droit, à sa seule discrétion, de :  

• Rejeter ou accepter toute proposition, y compris le droit de rejeter toutes les propositions.

• Négocier avec un ou tous les fournisseurs après la date limite. 

• Interviewer les fournisseurs sélectionnés.

• Attribuer le contrat après avoir terminé le processus de négociation. 

NOTIFICATION 

GymCan informera tous les participants du résultat du processus de sélection par courriel.

QUESTIONS ET SOUMISSION DE LA PROPOSITION 

Toute question concernant la demande de propositions de GymCan pour le contrat en communications peut être adressée à Ian Moss. Ian sera à la disposition de tous les candidats potentiels jusqu’à la date  limite de soumission.  

La date limite pour la réception de votre proposition est le 11 octobre 2021 à 17 h HE. Les documents  doivent être soumis en format électronique à : 

Ian Moss 

PDG, Gymnastique Canada 

613.762.0675 

imoss@gymcan.org 

DATES LIMITES IMPORTANTES POUR LES SOUMISSIONS* 

Propositions soumises à GymCan avant le : 11 octobre 2021

GymCan annonce les entreprises faisant partie de la liste finale : Octobre

Entrevues exploratoires concernant la demande de propositions : Octobre

Entrevues en personne (ou virtuelles) : Novembre

Annonce de la sélection de l’entreprise retenue : Novembre 

*Sous réserve de modifications

ANNEXE A — CRITÈRES D’ÉVALUATION  

CAPACITÉS ET EXPÉRIENCE DE L’INDIVIDU OU DE L’ENTREPRISE SOUMISSIONNAIRE (50 %)

• Expérience de travail démontrée avec des organisations et des tâches similaires.

• Expérience dans un environnement sportif 

• Bilingue 

• Expertise démontrée en matière de présentation écrite et orale 

• Disponibilité 

MODÈLE DE CALCUL DES COÛTS (35 %)  

• Les propositions budgétaires reflètent les objectifs et les résultats attendus du projet 

• Démontre une maîtrise des tâches du projet par le biais d’une proposition de plans de travail  complets 

• Capacité démontrée à respecter les délais et le budget du projet (à partir d’autres exemples de  projets) 

• Stratégies d’identification et de gestion des risques 

• Coûts par rapport à la valeur du travail et par rapport à d’autres offres 

• Fait preuve de créativité et d’approches innovantes pour atteindre les objectifs du projet • Ajout de tâches importantes ou de mesures incitatives qui n’étaient pas mentionnées dans la  demande de propositions et qui s’inscrivent dans le calendrier et le budget du projet ou qui  ajoutent de la valeur à la proposition retenue.  

AUTRES (15 %) 

• Références 

• Présente une compréhension de la vision, de la mission et des priorités stratégiques de  GymCan. 

• Répond aux exigences liées à la formation des personnes œuvrant dans un secteur vulnérable  de GymCan.